Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 10 november 2026
Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens MVdW-Software verwerkt wanneer je deze website bezoekt, een account op het portaal aanmaakt, onze apps gebruikt of contact met ons opneemt, waarom we dat doen en welke rechten je hebt.
1. Wie we zijn
Verwerkingsverantwoordelijke is MVdW-Software, Maxim Van de Wynckel, Draaiersstraat 33, 9300 Aalst, Belgium, btw BE 0729.544.225. Contact voor alle privacyvragen: info@mvdw-software.com. Meer over ons: mvdw-software.com.
2. Wanneer we verantwoordelijke zijn en wanneer verwerker
- Verwerkingsverantwoordelijke: voor je account, facturatie, support en de beveiliging van het platform bepalen wij waarom en hoe je persoonsgegevens worden verwerkt.
- Verwerker: de apps verwerken gegevens uit je Exact Online-administraties en uit andere systemen die je koppelt (bijvoorbeeld GitLab) in jouw opdracht en enkel op jouw instructies. Voor die gegevens is jouw organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en geldt de verwerkersovereenkomst. De documentatie van elke app vermeldt precies wat ze leest en opslaat.
3. Wat we verwerken, waarom en op welke rechtsgrond
| Gegevens | Doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Accountgegevens: naam, e-mailadres, taal, wachtwoord (enkel als eenrichtingshash bewaard), tweestapsinstellingen, organisatielidmaatschappen en rollen, aanmeldgebeurtenissen (tijdstip, IP-adres, toestel) | Het platform leveren, beveiligen en ondersteunen | Overeenkomst; gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| Factuurgegevens: organisatienaam, factuuradres, btw-nummer, abonnementen, facturen en betaalstatus. Kaart- of bankgegevens worden door Mollie verwerkt en nooit door ons bewaard | Facturatie, boekhouding, betalingsfraude voorkomen | Overeenkomst; wettelijke verplichting |
| Supportgegevens: je berichten, tickets en de informatie die je ons bezorgt | Je vragen beantwoorden en problemen oplossen | Overeenkomst; gerechtvaardigd belang |
| Technische gegevens: verzoeklogs, auditlogboek (aanmeldingen, rechtenwijzigingen, koppelingen, geweigerde verzoeken) en foutrapporten, zonder bedrijfsgegevens, tokens of wachtwoorden | Beveiliging, misbruik voorkomen, stabiliteit, verantwoording aan je organisatie | Gerechtvaardigd belang |
| Servicemails: verificatie, wachtwoordherstel, facturen, beveiligings- en belangrijke servicemeldingen | De dienst laten werken | Overeenkomst; gerechtvaardigd belang |
| Gegevens die de apps verwerken (Exact Online en gekoppelde systemen) | De app leveren die je gebruikt | Op jouw instructies, als verwerker |
We gebruiken je gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en nemen geen beslissingen over jou op basis van geautomatiseerde verwerking. Marketingmails sturen we enkel met je toestemming.
4. Hoelang we ze bewaren
- Accountgegevens: tot je je account of organisatie verwijdert, waarna ze worden gewist tenzij we ze moeten bewaren.
- Auditlogboek: zolang je organisatie bestaat en 30 dagen nadat ze is verwijderd, voor de beveiliging.
- Factuurgegevens en facturen: zolang de boekhoudwet het vereist (momenteel 7 jaar).
- Supportgegevens: tot de zaak is opgelost en daarna nog een redelijke periode.
- Technische logs en foutrapporten: gedurende een beperkte periode die nodig is voor beveiliging en stabiliteit.
- Gegevens van de apps: niet bewaard behalve wat een app nodig heeft om te werken en de optionele, tijdelijke cache die jij beheert; gewist wanneer je ze uitschakelt, de koppeling verbreekt of je organisatie verwijdert.
5. Wie je gegevens ontvangt
- Dienstverleners (subverwerkers) die ons helpen het platform te laten draaien: een hostingpartij in de EU, een dienst voor e-mailverzending en Mollie voor betalingen. De actuele lijst is op aanvraag beschikbaar en maakt deel uit van de verwerkersovereenkomst.
- Systemen die je koppelt, zoals Exact Online, GitLab of een AI-assistent. Zij ontvangen gegevens omdat jij dat opdraagt en hebben hun eigen privacybeleid.
- Overheden, wanneer de wet dat vereist.
We verkopen geen persoonsgegevens.
6. Doorgifte buiten de EER
We hosten in de EU en zijn niet van plan persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte door te geven. Doet een leverancier dat toch, dan eisen we een passend beschermingsniveau, bijvoorbeeld via de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Beveiliging
We beschermen persoonsgegevens met technische en organisatorische maatregelen zoals toegangscontrole, versleuteling en een auditlogboek. Zie de beveiligingspagina.
8. Je rechten
Je hebt recht op inzage, verbetering en wissing van je gegevens, op beperking van of bezwaar tegen de verwerking, op overdraagbaarheid en om je toestemming op elk moment in te trekken. Mail ons op info@mvdw-software.com; we antwoorden binnen een maand. Denk je dat we je gegevens onrechtmatig verwerken, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be) of bij de autoriteit van je eigen land. Gaat het om gegevens in een app die jou raken als klant van een van onze klanten, neem dan eerst contact op met die organisatie.
9. Cookies en deze website
We gebruiken enkel strikt noodzakelijke cookies (sessie en beveiliging), waarvoor geen toestemming nodig is. Je gekozen taal wordt in je browser bewaard. We gebruiken geen tracking of analytics. Deze website laadt zijn pictogrammen via een contentnetwerk (cdnjs, beheerd door Cloudflare), waardoor je IP-adres zichtbaar is voor die partij wanneer je een pagina opent.
10. Kinderen
Het platform is bedoeld voor bedrijven en professionals en richt zich niet op kinderen.
11. Wijzigingen
We kunnen dit beleid aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen verwittigen we accounthouders minstens 30 dagen vooraf.